Unterlagen für den Verkauf einer Eigentumswohnung: Checkliste für Makler

Das Wichtigste in Kürze

• Die meisten Unterlagen liegen bei der Verwaltung, der Rest bei Grundbuchamt, Katasteramt und Eigentümer.
• Ohne Vollmacht des Eigentümers kommst du an Grundbuch und Verwaltungsunterlagen kaum heran.
• Üblich sind die Protokolle der letzten drei Jahre; eine gesetzliche Frist gibt es nicht.
• Beschlüsse binden den Käufer auch ohne Grundbucheintrag, deshalb zählen Protokolle und Beschluss-Sammlung.
• Steht im Grundbuch eine Veräußerungsbeschränkung, braucht der Verkauf die Zustimmung nach § 12 WEG.

Alle Unterlagen im Überblick

Die Gebühren für Grundbuch und Grundakte stehen im Gerichts- und Notarkostengesetz (Anlage 1, Nr. 17000 bis 17003 und 31000), die für die Hamburger Liegenschaftskarte in der Gebührenordnung des LGV, Stand 1. Januar 2026. Was die Verwaltung für Kopien berechnet, regelt ihr Vertrag mit der Gemeinschaft.

Grundbuch und Lage

Das Wohnungsgrundbuch zeigt, wem die Wohnung gehört, welcher Miteigentumsanteil und welches Sondereigentum dazugehören und welche Lasten eingetragen sind. Einsicht und Abschriften gibt es nur bei berechtigtem Interesse (§ 12 GBO). Die Stadt Hamburg schreibt dazu: Neugier oder ein Kaufinteresse genügen nicht (hamburg.de, Grundbuch Auszug beantragen). Als Makler beantragst du den Auszug deshalb mit schriftlicher Vollmacht des Eigentümers.

Für die Lage gehört ein Auszug aus der Liegenschaftskarte dazu, umgangssprachlich die Flurkarte. Banken verlangen für die Finanzierung nach Interhyp eine Flurkarte mit Grundstücksgrenzen und einen Grundbuchauszug, der nicht älter als drei Monate ist. Wie du in Hamburg an die Karte kommst, steht im Ratgeber Flurkarte Hamburg online.

Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Aufteilungsplan

Die Teilungserklärung legt fest, welche Räume Sondereigentum sind und was gemeinschaftlich bleibt. Die Gemeinschaftsordnung, meist im selben Dokument, regelt das Verhältnis der Eigentümer untereinander, etwa Kostenverteilung, Nutzung und Sondernutzungsrechte. Frag ausdrücklich nach allen Nachträgen: Eine Teilungserklärung ohne die späteren Änderungen zeigt womöglich einen überholten Stand.

Zum Grundbuch gehören zwei Anlagen der Baubehörde: der Aufteilungsplan, aus dem Lage und Größe der Räume hervorgehen, und die Abgeschlossenheitsbescheinigung (§ 7 Abs. 4 WEG). Weil das Grundbuch auf diese Urkunden Bezug nimmt (§ 7 Abs. 3 WEG), liegen sie in der Grundakte, und für sie gilt dasselbe Einsichtsrecht wie für das Grundbuch (§ 12 Abs. 1 Satz 2 GBO). Was du beim Lesen beachten solltest, beschreibt der Ratgeber WEG-Protokolle und Teilungserklärung prüfen.

Protokolle und Beschluss-Sammlung

Über die Beschlüsse jeder Versammlung ist eine Niederschrift aufzunehmen (§ 24 Abs. 6 WEG). Daneben führt der Verwalter eine Beschluss-Sammlung mit dem Wortlaut aller Beschlüsse und Urteilsformeln seit dem 1. Juli 2007; angefochtene oder aufgehobene Beschlüsse sind dort vermerkt (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG).

Wie viele Jahre Protokolle du bereitlegst, schreibt kein Gesetz vor. Gängig sind drei Jahre; ImmoScout24 nennt diesen Zeitraum für Verkäufer, eine Anwaltskanzlei rät Käufern zu drei bis fünf Jahren. Wichtig ist das, weil Beschlüsse einen Käufer binden, ohne im Grundbuch zu stehen (§ 10 Abs. 3 Satz 2 WEG). Eine Ausnahme sind Beschlüsse auf Grundlage einer Öffnungsklausel: Sie wirken gegen einen Erwerber nur, wenn sie im Grundbuch eingetragen sind (§ 10 Abs. 3 Satz 1 WEG); die Übergangsregel für ältere Beschlüsse ist Ende 2025 ausgelaufen (§ 48 Abs. 1 WEG).

Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht

Für jedes Kalenderjahr stellt der Verwalter einen Wirtschaftsplan auf, nach dessen Ablauf eine Jahresabrechnung und einen Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen (§ 28 Abs. 1, 2 und 4 WEG). Aus dem Wirtschaftsplan ergibt sich das Hausgeld der Wohnung samt dem Anteil, der in die Erhaltungsrücklage fließt; zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört eine angemessene Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG). Den Vermögensbericht muss der Verwalter jedem Eigentümer zur Verfügung stellen, dein Auftraggeber hat ihn also in der Regel schon.

Leg den aktuellen Wirtschaftsplan und die letzte Jahresabrechnung bei. Liegen beide weit auseinander, lohnt die Frage nach dem Grund, bevor sie ein Käufer stellt.

Energieausweis, Grundriss, Wohnfläche

Der Energieausweis wird für das Gebäude ausgestellt, nicht für die einzelne Wohnung (§ 79 Abs. 2 GEG). Du musst ihn dem Interessenten spätestens bei der Besichtigung vorlegen (§ 80 Abs. 4 GEG), und seine Werte gehören in die Anzeige; welche das sind, steht im Ratgeber Pflichtangaben in Immobilienanzeigen.

Zum Grundriss gehört eine Wohnflächenberechnung, aus der hervorgeht, nach welcher Methode gerechnet wurde. Fehlt sie beim Eigentümer, hilft oft ein Blick in die Bauakte. Stimmt die Fläche im Exposé nicht mit den Unterlagen überein, fragen Käufer und Bank nach.

Wer liefert was, und welche Vollmacht du brauchst

Vom Eigentümer

Grundriss, Wohnflächenberechnung, Mietvertrag, die letzte Jahresabrechnung und der Vermögensbericht. Dazu eine schriftliche Vollmacht für Grundbuchamt, Katasteramt und Verwaltung.

Von der Verwaltung

Protokolle, Beschluss-Sammlung, Wirtschaftsplan, Energieausweis und häufig auch Teilungserklärung samt Nachträgen. Das Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen hat der Wohnungseigentümer (§ 18 Abs. 4 WEG); in die Beschluss-Sammlung darf auch ein Dritter sehen, den ein Eigentümer dazu ermächtigt hat (§ 24 Abs. 7 WEG).

Von Grundbuchamt und Katasteramt

Grundbuchauszug, Kopien aus der Grundakte und die Liegenschaftskarte. Kopien, die die Geschäftsstelle des Grundbuchamts anfertigt, kosten 0,50 Euro je Seite für die ersten 50 Seiten und 0,15 Euro für jede weitere (Serviceportal Bremen, Nr. 31000 KV GNotKG).

Protokolle nennen oft Namen und Abstimmungsverhalten anderer Eigentümer. Kläre mit Eigentümer und Verwaltung, in welcher Form du sie an Interessenten weitergibst.

§ 12 WEG: Ist eine Zustimmung zum Verkauf nötig?

Die Gemeinschaftsordnung kann vorsehen, dass ein Verkauf die Zustimmung des Verwalters oder anderer Eigentümer braucht (§ 12 Abs. 1 WEG). Solange sie fehlt, sind Kaufvertrag und Übereignung unwirksam (§ 12 Abs. 3). Versagt werden darf sie nur aus wichtigem Grund (§ 12 Abs. 2). Eine solche Veräußerungsbeschränkung muss ausdrücklich im Grundbuch stehen (§ 7 Abs. 3 Satz 2 WEG); der Grundbuchauszug zeigt dir also früh, ob du sie einplanen musst.

Die Zustimmung muss gegenüber dem Grundbuchamt in öffentlich beglaubigter Form vorliegen, und der Verwalter weist seine Bestellung mit einer Niederschrift mit beglaubigten Unterschriften nach (§ 26 Abs. 4 WEG). Das kostet Notargebühren, häufig kommt eine Bearbeitungsgebühr der Verwaltung hinzu (Merkblatt Notar Ehmke). Die Eigentümer können die Beschränkung per Beschluss aufheben (§ 12 Abs. 4).

Checkliste zum Abhaken

• Vollmacht des Eigentümers für Grundbuchamt, Katasteramt und Verwaltung
• Aktueller Grundbuchauszug, auf Veräußerungsbeschränkung nach § 12 WEG geprüft
• Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung und allen Nachträgen
• Aufteilungsplan und Abgeschlossenheitsbescheinigung
• Protokolle der Eigentümerversammlungen, üblich die letzten drei Jahre
• Beschluss-Sammlung
• Aktueller Wirtschaftsplan mit Hausgeld und Anteil für die Erhaltungsrücklage
• Letzte Jahresabrechnung und Vermögensbericht mit Stand der Rücklage
• Gültiger Energieausweis des Gebäudes
• Grundriss und Wohnflächenberechnung mit Angabe der Methode
• Liegenschaftskarte (Flurkarte)
• Bei Vermietung: Mietvertrag und letzte Mieterhöhung
• Bei Bedarf: Verwalterzustimmung samt Verwalternachweis für den Notar

Die Unterlagen auswerten lassen

Wenn der Stapel vollständig ist, beginnt das Lesen. Der Unterlagen-Check von Maklerdeck nimmt bis zu 10 PDFs mit zusammen bis zu 400 Seiten, darunter Teilungserklärung / Gemeinschaftsordnung, Protokoll Eigentümerversammlung, Wirtschaftsplan, Jahres-/Hausgeldabrechnung, Energieausweis. Der Bericht nennt Eckdaten, Beschlüsse, Regeln und Risiken mit Fundstelle und hat einen eigenen Abschnitt für Unterlagen, die fehlen.

Ein Check kostet 5 Credits bis 150 Seiten und 8 Credits darüber; er gehört zu Solo, Business und Büro. Die Flurkarte zur Adresse gibt es für Hamburg und Schleswig-Holstein mit dem Werkzeug Flurkarten für 1 Credit als Ausschnitt aus ALKIS-Daten; ein beglaubigter Auszug ist das nicht.

Häufige Fragen

Quellen

1. Gesetze im Internet: Wohnungseigentumsgesetz: §§ 7, 10, 12, 18, 19, 24, 26, 28 WEG
2. Gesetze im Internet: § 12 Grundbuchordnung – Einsicht und Abschriften
3. Gesetze im Internet: GNotKG Anlage 1, Nr. 17000–17003 (Grundbuchausdrucke) und Nr. 31000 (Dokumentenpauschale)
4. Gesetze im Internet: §§ 79, 80 GModG (früher GEG) – Energieausweis
5. hamburg.de: Grundbuch: Auszug beantragen (aktualisiert 13.10.2026)
6. Serviceportal Bremen: Grundbuch: Einsicht in die Grundakten, Kosten für Kopien
7. Landesbetrieb Geoinformation und Vermessung Hamburg: Gebührenordnung GebOVerm, Stand 1. Januar 2026 (PDF)
8. ImmoScout24: Wohnung als Kapitalanlage verkaufen (aktualisiert 26.07.2023)
9. Daryai & Kuo Rechtsanwälte: Wohnungskauf – Protokolle prüfen! (01.03.2022)
10. Interhyp: Diese Unterlagen benötigen Sie für Ihre Baufinanzierung (aktualisiert 24.11.2025)
11. Notar Andreas Ehmke: Merkblatt Eigentumswohnung (PDF)

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